Eröffnung eines Mandanten

A. Benötigte Informationen

Achten Sie darauf, dass Sie vorher alle Informationen zur Hand haben. Sie werden sehen, dass diese Arbeitsschritte nicht weiter schwierig sind!

1. Kontorahmen
Im Kontorahmen sind die verschiedenen Konten mit Namen und Kontonummer definiert. Falls Sie bereits mit einer Buchhaltung gearbeitet haben, können Sie den Kontorahmen von dort übernehmen. Wenn Sie noch keinen Kontorahmen haben und sich mit der Materie ¨Finanzbuchhaltung¨ nicht gut auskennen, erstellen Sie ihn am besten mit Ihrem Treuhänder oder Buchhalter.

2. Datumszeitraum des Buchhaltungsjahr
Normalerweise geht ein Buchhaltungsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres, Sie können dies aber natürlich auch Ihren Bedürfnissen anpassen.

3. Mit oder ohne Debitoren arbeiten
Wenn Sie ein Debitorenkonto in Ihrem Kontorahmen haben, lohnt es sich, damit zu arbeiten. Wenn Sie nicht wissen, ob Sie mit oder ohne Debitoren arbeiten sollen, fragen Sie am besten Ihren Treuhänder oder Buchhalter.

4. Datenpfad zur vorherigen Buchhaltung
Wenn Sie die Saldi erst nach der Neueröffnung der bestehenden Buchhaltung übernehmen wollen, müssen Sie den Datenpfad zum Mandanten (Buchhaltungsjahr) wissen, aus dem Sie die Saldi übernehmen wollen.

Dazu öffnen Sie in FIBUplus den Mandanten (¨Datei¨ / ¨Mandant öffnen¨). Notieren Sie sich den Datenpfad der unter¨Datei¨ /¨Mandantenangaben¨ im Feld ¨Verzeichnis¨ eingetragen ist.

B. Abschluss

Einen Abschluss im herkömmlichen Sinn, wie Sie es vielleicht von anderen Finanzbuchhaltungs-Programmen her kennen, gibt es in FIBUplus für Windows nicht.

C. Fixieren

Wenn Sie möchten, können Sie die Daten von einem FIBUplus Mandant fixieren lassen. Achtung: Wenn Sie diesen Punkt ausführen, werden die Buchungen gesperrt und können nicht mehr geändert werden. Wir empfehlen, die Fixierung nur auszuführen, wenn Sie 100% sicher sind, dass keine Änderungen mehr an den
entsprechenden Buchungen vorgenommen werden müssen. Dieser Schritt kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

D. Neuer Mandant / Buchhaltungsjahr eröffnen

Wenn Sie ein neues Buchhaltungsjahr (Mandant) eröffnen wollen, können Sie dies über den Menüpunkt ¨Extras¨ / ¨Neues Geschäftsjahr¨ machen.

1. Wo sollen die Daten gespeichert werden?
Geben Sie hier an, unter welchem Namen der neue Mandant abgelegt werden soll. Am besten geben Sie hier etwas logisches ein, wie z.B. ¨Fibu2002¨.

2. Welcher Mandant soll als Vorlage dienen?
Wählen Sie den Mandanten aus, von dem Sie die Daten (Saldi, Kontorahmen etc.)übernehmen wollen.

3. Welche Daten sollen übernommen werden?
Hier können Sie auswählen, welche Daten Sie übernehmen wollen. Im Normalfall sind dies ¨Stammdaten¨ und ¨Konten¨.

4. Von welchen Kontokategorien sollen die Saldi übernommen werden?
Wählen Sie, ob und von welchen Kategorien die Saldi übertragen werden sollen. Wenn Sie das Buchhaltungsjahr bereits abgeschlossen haben, sind dies ¨Aktiv¨ und ¨Passiv¨. Wenn Sie es noch nicht abgeschlossen haben, wählen Sie hier am besten alles ab (die Saldi können später noch übernommen werden).

5. Konto für Gewinnübertragung?
Hier können Sie noch das Konto angeben, auf das der Gewinnübertrag gebucht werden soll.

E. Nachträglich die Saldi übertragen

Falls Sie die neue Buchhaltung bereits vor dem Abschluss der alten eröffnet haben, können Sie über ¨Extras¨ / ¨Saldi übertragen¨ - wie es der Name sagt - die Saldi übernehmen.

1. Wählen Sie den Mandant aus, aus dem Sie die Schlusssaldi übernehmen wollen

2. Hier können Sie die Kontokategorien anwählen, aus denen Sie die Saldi übernehmen wollen. Im Normalfall sind dies ¨Aktiv¨ und ¨Passiv¨.

F. Verknüpfung zu THERAPIEplus / PHYSIOplus / ERGOplus

Wenn Sie ein Buchhaltungsjahr eingerichtet haben, müssen Sie noch die Verknüpfung zu THERAPIEplus bzw. PHYSIOplus / ERGOplus aktualisieren.

1. Klicken Sie auf ¨Extras¨ / ¨Austausch mit THERAPIEplus/PHYSIOplus¨.
(Falls eine Fehlermeldung erscheint, dass die Datei¨Extern.dat¨ nicht existiert, können Sie diese ignorieren und mit ¨OK¨ bestätigen.)

2. Möchten Sie THERAPIEplus/PHYSIOplus/ ERGOplus einrichten?
Klicken Sie hier auf ¨Ja¨.

3. Verwenden Sie THERAPIEplus oder PHYSIOplus/ERGOplus?
Wählen Sie hier das Programm aus, welches Sie mit der Finanzbuchhaltung verknüpfen möchten.

4. Haben Sie mehr als einen Mandanten?
Wenn Sie in THERAPIEplus, PHYSIOplus oder ERGOplus mit mehreren Mandanten (Konkordatsnummern) arbeiten, klicken Sie hier auf ¨Ja¨. Falls Sie nur mit einem Mandanten arbeiten, wählen Sie hier ¨Nein¨. Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, müssen Sie anschliessend die Nummer des Mandanten, mit dem Sie die Buchhaltung verknüpfen möchten, eingeben.

5. Wollen Sie den Datenaustausch aktivieren?
Klicken Sie hier auf ¨Ja¨.

6. Wollen Sie die Debitoren in der Buchhaltung führen?
Falls Sie Debitoren aus THERAPIEplus, PHYSIOplus oder ERGOplus in Ihrer Finanzbuchhaltung führen möchten, klicken Sie hier auf ¨Ja¨. Falls Sie diese Verknüpfung in einem laufenden Buchungsjahr aktualisieren, müssen Sie zwingend dieselbe Antwort, wie beim ersten Einrichten, geben.

7. Jetzt werden Ihnen die neuen Einstellungen zur Kontrolle angezeigt.
Wenn alles richtig ist oder Ihnen nichts Anderes bekannt ist, können Sie dies mit ¨Ja¨ bestätigen.

8. Nun werden sie aufgefordert, das Hilfsprogramm starten zu lassen.
Bestätigen Sie dies in jedem Fall mit ¨Ja¨.

9. Im Fenster ¨Datenaustausch THERAPIEplus/PHYSIOplus/ERGOplus¨ klicken Sie auf ¨Kategorien lesen¨.
Die Kategorien werden nun von THERAPIEplus, PHYSIOplus / ERGOplus übernommen und als Tabelle mit allen Rechnungskategorien dargestellt. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, ist vermutlich eines der vorherigen Schritte nicht gelungen. Starten Sie FIBUplus neu und versuchen Sie es erneut. Sollte das Problem bestehen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

10. Nun können Sie auf der 1. Zeile der Tabelle die entsprechenden Kontonummern aus Ihrem Kontorahmen einfügen (sofern diese noch nicht vorhanden sind).
Danach klicken Sie auf ¨Kontoangaben kopieren,¨ um die Kontonummern in allen Zeilen einzutragen.

11. Wenn alle Einstellungen richtig sind, können Sie das Fenster mit ¨OK¨ schliessen und die Einstellungen speichern lassen.

Warnung! Diese Punkte müssen nach jeder Neueröffnung durchgeführt werden, damit der Datenaustausch zwischen den beiden Programmen funktioniert.

G. Häufige Probleme und Ihre Behebung

Problem
Es treten keine Fehlermeldungen auf, die Buchungen werden aber trotzdem nicht in die Fibu
übertragen.

Lösung
1. Die Verknüpfung neu einrichten (siehe Punkt F in diesem Merkblatt). Vermutlich wird das Problem dadurch behoben.

2. Datenpfad im Hilfsprogramm unter¨Vorgaben¨ / ¨Finanzbuchhaltung¨ kontrollieren und mit dem Datenpfad des aktuellen Mandaten in der Fibu vergleichen. Wenn nötig, diesen anpassen.

3. Im Hilfsprogramm unter ¨Vorgaben¨ /¨Finanzbuchhaltung¨ kontrollieren, dass der Punkt ¨Datenaustausch für Finanzbuchhaltung einschalten¨ aktiviert ist.

Problem
Fehlermeldung in PHYSIOplus / ERGOplus:¨Fehler Nr. 1, Fehler 76 – Path not found¨ Diese Fehlermeldung kann bei folgenden Punkten auftreten:

1. In Menüpunkt ¨Finanzielles¨ / ¨Nachbuchen¨
2. Beim Verbuchen von Einzahlungen
3. Beim Rechnung stellen.

Lösung
Datenpfad im Hilfsprogramm unter ¨Vorgaben¨ /¨Finanzbuchhaltung¨ kontrollieren und mit dem Datenpfad des aktuellen Mandanten in der Fibu vergleichen. Wenn nötig anpassen.

Achtung! Es muss ein 16-Bit Datenpfad angegeben werden.

Problem
Auf der Log-Datei erscheint die Fehlermeldung: ¨Fehler: Buchungsdatum 'xx.xx.xxxx' liegt vor (oder nach) der Eröffnung der Buchhaltung.¨

Lösung
Die exportierten Daten passen nicht in den Zeitraum vom entsprechenden Mandanten.

1. Es ist der falsche Fibu-Mandant mit THERAPIEplus, PHYSIOplus oder ERGOplus verknüpft.

2. Bei ¨Einzahlung verbuchen¨, ¨Rechnung stellen¨ oder ¨Nachbuchen¨ wurde ein falsches Datum eingegeben.

3. Es liegt evtl. gar kein Problem vor: Wenn die Buchung wirklich nicht in dieses Buchungsjahr passt und alle Einstellungen soweit korrekt sind, kann diese Meldung ignoriert werden.

Problem
Auf der Log-Datei erscheint die Fehlermeldung: ¨Fehler: Konto 'xxx' für Kateorie 'x' wurde nicht eingestellt.¨

Lösung
1. In FIBUplus ¨Extras¨ / ¨Datenaustausch mit THERAPIEplus / PHYSIOplus¨ den Knopf ¨Kategorien lesen¨ anklicken (die Kategorien werden neu übernommen). Kontrollieren Sie, dass in FIBUplus ¨Extras¨ / ¨Datenaustausch mit THERAPIEplus / PHYSIOplus¨ bei allen Kategorien die Konten definiert sind.